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はじめに パソコン操作でこれは知っていると大変便利だと感じたわざを順次掲載していきます。下の見出しをクリックすると、その技の解説に移動できます。

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07030401…ワードで縦書きの解答用紙を簡単に作成する裏技?

07030402…ワードで「宛先」を差し込む方法


07030401…ワードで縦書きの解答用紙を簡単に作成する裏技?   このページの見出しに戻る
ワードで縦書きの解答用紙を作るのは、大変面倒でした。この裏技(?)をお試しください。
@ページ設定:横書きにする
。…ファイルメニューから「ページ設定」をクリック。ページ設定ダイアログが表示されるので、「文字数と行数」タブから「文字の方向:横書き」の○にチッエクを入れる。最後に「OK」をクリック。


A横書きで、表を挿入して解答用紙を作成する。横書きの場合、表の行の幅の設定も簡単で、セルの中の文字の配置も簡単。

B全体を範囲選択

C書式で「縦書きと横書き」をクリックする。「文字の向き…文字を寝かす形」を選択して「OK」をクリックする。

D縦書きの解答用紙が完成

(この記事 2007.01.15 記)


07030402…ワードで「宛先」を差し込む方法   このページの見出しに戻る

ワードでひな型を作って、一部分だけデータを差し込むだけで文書作成を簡単に済ます方法です。なかなかやり方が、私自身分かりませんでしたので、この使い方が分かれば便利だなあとは思いながら、いちいち直接文字入力していました。やり方が分かってきましたので、初心者にも分かるように説明します。この技は、かなり応用範囲が広いので、マスターしてみましょう。

[ステップ1]
次のようなFAX送信状[ひな型]をワードで作成し、@の部分に「○○」高等学校というように、いくつかの高校名を入力したいとします。
一番簡単な方法は、これをコピーしてページを増やして高校名を直接入力する方法です。もっと簡単に、高校名が空欄のFAX送信状を印刷して、それに手書きで高校名を書き入れるという方法もあります。
ですが、入力したい高校名をエクセルファイルに書き込んで、そのデータを差し込むという方法もあります。これが、今回説明したい方法です。「差し込み印刷」といいます。

[ステップ2]
では、エクセルでデータを作成してみます。一番上のセルに、「高校」という項目を付けて、「○○」高校の「○○」の部分だけ必要なデータを書き込み、ファイル名をつけて保存します。この場合は「高校名簿」というファイル名で保存し、ファイルを閉じます。これで、差し込みデータが完成です。

[ステップ3]「○○」高校とデータを差し込みたい位置に、カーソルを移動させます。

[ステップ4]
メニューから「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「差し込み印刷」とたどっていき、「差し込み印刷」のところをクリック。

[ステップ5]

画面の右側に「差し込み印刷」のメニューが出てきます。@で今回は「レター」と文章の種類を選択。Aで「次へ」をクリック。

[ステップ6]
@で 使うデータを「既存のリストを使用」と選択 Aで、[ステップ2]で作成した差し込みデータの保存場所を指定します。

[ステップ7]
@で 「ファイルの場所」を指定し Aで 「差し込みデータのファイル」を指定し Bで 「開く」をクリックします。

[ステップ8]
「先頭行をタイトル行として使用する」の□にチェックを入れて、「OK」ボタンをクリック。

[ステップ9]
「差し込み印刷の宛先」の表示があらわれるので、「OK」ボタンをクリック。

[ステップ10]
「次へ:レターの作成」をクリックする。

[ステップ11]
「差し込みフィールドの挿入」をクリック。

[ステップ12]
「差し込みフィールドの挿入」の表示が出るので、「挿入」をクリック。

[ステップ13]
@ 《高校》とデータの挿入がうまくいくと表示されます。 A 「閉じる」をクリック  B 「次へ:レターのプレビュー表示」をクリック。

[ステップ14]
@ 最初のデータ「身延」と挿入されています。  A 「 》 」ボタンをクリックすると、次のデータが表示され、「 《 」ボタンをクリックすると、前のデータが表示されます。 差し込みが上手くできたか、ボタンをクリックして確かめます。

[ステップ15]
@ で 差し込みデータが正しく差し込まれるか確認。  よかったら A で 「次へ:差し込み印刷の完了」をクリック。

[ステップ16]
印刷するには、@の「印刷」ボタンをクリック。

[ステップ17]
「プリンタに差し込み」表示が出るので、「すべて」のデータを印刷するので「OK」ボタンをクリック。

[ステップ18]
印刷の設定画面が出るので、プリンタ・印刷範囲などを指定したら、「OK」ボタンをクリック。これで印刷完了です。

おまけ…いきなり印刷するのが心配な場合は、[ステップ16]の@「印刷」の下のところの「各レターの編集」ボタンをクリックしてから、印刷する方法もあります。では、やってみましょう。



「新規文書への差し込み」表示が出るので「レコードの差し込み すべて」で「OK」ボタンをクリックします。
すると、「レター1」と新しいファイルが作られます。このファイルには、すべての高校の学校名が差し込まれた文書が複数ページで作られています。これを確認してから普通に印刷すれば、いいわけです。

(この記事 2007.05.05 記)


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